¿Cómo gestionar una empresa?

En esta sección de las guías legales, te ayudamos a que aprendas los conceptos legales básicos relativos a los formalismos detrás de la gestión y administración de tu negocio para que puedas gestionar una empresa con las máximas garantías y eficacia.

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Cada día ayudamos a empresarios como tú, a gestionar su empresa y a hacer crecer su negocio, y ello es nuestro mayor estímulo para seguir esforzándonos en ofrecer a nuestros usuarios el mejor portal legal para la empresa del mercado.

Los órganos sociales

En las sociedades limitadas o anónimas, existen dos tipos de órganos que gobiernan y controlan la marcha de la sociedad, que son (i) la Junta General, que es el órgano donde se reúnen los socios, y que se debe reunir al menos una ocasión al año para aprobar las cuentas de la sociedad y decidir sobre la aplicación de resultados, y (ii) el Órgano de Administración, que se compone de uno o varios miembros, socios o no, y que se encarga de gestionar la sociedad y de representarla frente a terceros.

La Ley determina qué asuntos decide un órgano y qué asuntos decide la junta. En términos generales, la Junta General es la encargada de votar, y en su caso aprobar (de acuerdo con las mayorías de votación que legal o estatutariamente se determinen), los temas más estratégicos de la compañía, como, entre otros qué parte del beneficio reinvertir en la compañía, si es necesario modificar algún artículo de los estatutos sociales, quiénes formarán parte del órgano de administración, o cuándo disolver y liquidar la sociedad. Por otro lado, el órgano de administración decide sobre todo lo que no esté reservado para la Junta General y que sea necesario para desarrollar la actividad de la empresa.

En resumidas cuentas, la actividad del órgano de administración se centra en trabajar para hacer crecer la sociedad y, en definitiva, hacerla más rentable. No nos debemos olvidar que han sido colocados en su puesto por los socios (inversores principales del negocio) y éstos esperan de los administradores que les generen suculentos beneficios. Para cumplir con dicho cometido, el órgano de administración tiene atribuidas competencias sobre la contratación de empleados, la compra los materiales, la compraventa de inmuebles o maquinaria, así como todos aquellos aspectos estratégicos del negocio, y además, cuando la Sociedad se vea afectada, la representan en juicio.

No obstante lo anterior, en la práctica hay muchas sociedades de pequeño y mediano tamaño en que el órgano de administración y la junta general se confunden, ya que los socios y los administradores son las mismas personas y, por tanto, no se distinguen las funciones de uno y otro órgano. Por el contrario, donde se ve mejor la diferencia entre las competencias de ambos órganos es en las sociedades anónimas cotizadas. Por ejemplo, al comprar acciones de una sociedad cotizada pasas a ser accionista y por tanto se te debe convocar a la Junta General, al menos una vez al año, para que decidas sobre si aprobar o no las cuentas del ejercicio y aplicar el resultado, pero por el contrario no se te pide tu voto sobre aspectos estratégicos del negocio, tales como, a qué precios vender los productos o servicios, si se contrata a una u otra empresa de marketing para promocionarse, o si hay que renovar la maquinaria de producción, ya que esta tarea la tiene asignada el órgano de administración. Aquí se ve mucho más claro que el socio es meramente un inversor, y los administradores son los que se encargan de gestionar la actividad de la compañía.

La junta general

La Junta General es el órgano donde se reúnen los socios de la empresa. Es decir, donde se juntan los inversores.

junta-generalLa función de las reuniones de la Junta General es que los socios puedan controlar la marcha de la empresa, debatir sobre la evolución de las ventas y decidir sobre los aspectos más críticos de estrategia, como por ejemplo, quienes estarán al frente de la empresa como administradores, cuál es la redacción de los estatutos sociales, si hay que invertir más dinero de los socios en la empresa o aprobar una fusión con otra compañía. Al fin y al cabo, los socios son los que han invertido en la empresa y tienen que poder controlar su inversión y asegurarse de que van a obtener una rentabilidad económica.

Por Ley, se obliga a la Junta a reunirse, al menos, una vez al año, dentro de los 6 primeros meses desde el cierre del ejercicio social, para aprobar las cuentas anuales y aplicar los resultados. Aunque los socios también pueden solicitar en cualquier momento, que los administradores convoquen una Junta General para tratar sobre el asunto que quieran.

Los estatutos sociales y en su defecto la Ley, establecen las formalidades que se deben respetar entorno a la reunión de la Junta General, tales como el plazo y forma de la convocatoria, el quórum de constitución, las mayorías de aprobación, etc.

La clave para GESTIONAR UNA EMPRESA:

El órgano de administración

Las empresas que se crean a través de una sociedad limitada o anónima, se caracterizan por tener una personalidad propia, que le permite actuar como si se tratase de una persona física como tú, y con una autonomía patrimonial, que distingue el patrimonio personal del socio, del patrimonio de la empresa. No obstante, requiere de una persona o conjunto de personas que administren la entidad, y que componen el llamado órgano de administración.

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El órgano de administración según la Ley puede estar compuesto por:

Un administrador único

Una única persona será la encargada de administrar, gestionar y representar a la empresa. Sólo se requiere su firma para obligar a la sociedad con las decisiones y actos que realice en su nombre.

Dos o más administradores solidarios

Los administradores solidarios podrán actuar cada uno de ellos por separado, como si cada uno fuera un administrador único, sin la necesidad de recabar la firma de ningún otro administrador. Es decir, con la firma de uno de los administradores solidarios es suficiente.

Dos o más administradores conjuntos

Cada administrador requiere de la actuación conjunta con otro administrador. Es decir, se necesita como mínimo la firma de dos administradores.

Un consejo de administración

Se compone de un mínimo de 3 personas. Para que el consejo de administración tome una decisión es necesario que los consejeros se reúnan, deliberen sobre el asunto que se va a discutir y lo sometan a votación. Cada reunión del consejo de administración se debe redactar en un acta que se debe conservar en el libro de actas de la sociedad. Sin embargo, para no tener que reunirse cada vez que se tiene que tomar una decisión en la compañía, el consejo de administración también puede delegar sus facultades en uno o varios consejeros delegados que representarán por sí solos a la compañía. Es decir que sólo bastaría con la firma de un consejero delegado para obligar a la sociedad con los actos que realice en su nombre.

Optar por uno u otro dependerá del tamaño de la compañía, de la cantidad de socios que la compongan y de la flexibilidad y confianza que se quiera dar al órgano de administración para actuar en nombre de la empresa.

El consejo de administración

consejo-de-administracion-gstionar-una-empresaEl consejo de administración es una de las modalidades de órgano de administración de las sociedades anónimas o limitadas. A diferencia de otras formas de organizar la administración, el consejo de administración debe reunirse para tomar acuerdos. Es decir, un consejero no podrá actuar de forma aislada, sino que tendrá que reunirse con el resto de miembros para que el órgano adopte acuerdos respetando las mayorías correspondientes. Sin embargo, para evitar tener que reunirse en cada toma de decisiones, el consejo de administración puede delegar sus poderes de actuación en uno o varios miembros llamados consejeros delegados, o en comisiones ejecutivas.

Al igual que la Junta General, el consejo de administración tiene sus formalismos, como son: la convocatoria, el quórum de constitución y la necesidad de redactar actas de las reuniones, que se deberán archivar en un libro de actas.

A diferencia de la SA, en que el propio consejo puede regular su propio funcionamiento si los estatutos no lo hacen, en la SL los estatutos sociales deberán forzosamente fijar las normas de convocatoria, constitución, así como las mayorías de adopción de acuerdos.

A continuación planteamos algunas de las preguntas más frecuentes sobre el consejo de administración:

¿Cuántos miembros pueden tener?

Un mínimo de 3 miembros (tanto para la SL como la SA), y un máximo de 12 en la sociedad limitada, e ilimitados miembros para la SA. El número de miembros se establece en los estatutos sociales.

¿Existe alguna diferencia entre los distintos miembros que componen el consejo de administración?

Sí, como mínimo el consejo debe tener dos cargos obligatorios, que son el presidente y el secretario, aunque adicionalmente se pueden nombrar otros cargos, como vicepresidentes o vicesecretarios. Los miembros que no tengan un cargo específico se llaman vocales.

¿Qué es y qué funciones tiene el presidente del Consejo de Administración?

Salvo que los estatutos digan otra cosa, el presidente es un cargo que se elige por los miembros del consejo y que tiene la función de convocar y dirigir las reuniones del consejo de administración.

¿Aparte del presidente, alguien más puede convocar las reuniones?

Puede convocar cualquiera de los consejeros, si a pesar de habérselo solicitado al presidente, éste sin causa justificada no hubiera convocado la reunión en un plazo de un mes.

¿Qué es y qué funciones tiene el secretario del Consejo de Administración?

El secretario es el encargado de preparar las sesiones, redactar en acta su contenido, y de certificar y elevar a público los acuerdos sociales. No es necesario que el secretario sea consejero.

¿Existe algún número mínimo de asistentes para que la reunión se pueda celebrar válidamente (mayoría de constitución)?

Sí, como mínimo deben asistir la mitad más uno de sus miembros. En la SL los estatutos sociales pueden aumentar dicha mayoría.

¿Cuál es la mayoría de aprobación de acuerdos en el consejo?

En la SL la mayoría que se determine estatutariamente y en la SA, por mayoría absoluta de los consejeros que asistan a la reunión. Es decir, cuando los votos a favor superen más de la mitad de los votantes del acuerdo. Si por ejemplo asisten 6 consejeros (de 8 en total), la mayoría absoluta se alcanzaría con el voto favorable de 4 de ellos.

¿Cada cuánto tiempo debe reunirse el consejo?

El consejo de administración debe reunirse como mínimo una vez cada tres meses. No existe un límite máximo de veces que pueden reunirse.

¿Donde se tienen que celebrar las reuniones?

Salvo que los estatutos o las normas de funcionamiento del consejo digan lo contrario, en principio las reuniones se pueden celebrar en cualquier lugar del territorio nacional o del extranjero. Lo importante es que en la convocatoria se especifique cuál es el lugar de celebración de la reunión.

Los libros de actas de la sociedad

Entre las distintas formalidades que se imponen a la Junta General y al Consejo de Administración, figura la necesidad de tener que redactar en acta sus reuniones. Un acta es un documento que debe contener cierta información que viene establecida por la Ley y que sirve para dejar constancia de: las partes que se reúnen, los asuntos que se debaten, y los acuerdos que se aprueben.

Dichas actas se deben conservar en libros de actas que se cumplimentarán electrónicamente y que se deben legalizar y enviar anualmente al Registro Mercantil.

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